Et godt budskab styrker dine jobchancer
Vær bevidst om din egen fremtræden og hvad din krop og dit sprog signalerer, hav en plan for hvad du vil sige og øv dig. Sådan lyder 3 gode råd til dig, der vil styrke dit budskab til en jobsamtale fra Sanne Sarens, skuespiller, coach og kommunikationstræner. Råd hun fortalte mere om i sidste uge, hvor Lærernes a-kasse afholdte arrangementet – Hvad er dit budskab?
NÅR TANKER OG KROP IKKE HÆNGER SAMMEN
Torben Thomsen, 44 år, er en af dem, der har lært mere om sig selv efter dagen. Han fik prøvet en samtalesituation af foran de andre deltagere, og det er en af de metoder, som Sanne Sarens benytter sig af, fordi formidling foran andre, er der, hvor du lærer allermest.
”Selve min præsentation og forberedelse er fin. Jeg ved, hvad jeg vil sige, men jeg bliver nervøs. Og det kan hurtig aflæses, når tanker og krop ikke hænger sammen. Hvis jeg får et spørgsmål, der vælter mig bagover, taler jeg automatisk lavere og trækker mig tilbage i stolen, hvilket får mig til at fremstå usikker. Nu har jeg fokus på at blive siddende, tage en dyb indånding og fortsætte samme stemmeføring, ” fortæller han.
Torben Thomsen er også blevet klogere på, hvor meget research betyder. Han kan fx ringe til arbejdsgiver og høre, hvem der kommer med til samtalen. Er der 3 eller 7? Og hvem er de? Lærere, pædagoger, medlemmer af forældrebestyrelsen eller noget helt fjerde. Når han ved det, kan det ikke vælte ham bagover, og han kan forberede svar på de spørgsmål, som han tror, de stiller. Nu er det bare om at øve sig til næste samtale, og her bruger han familie og venner til at give feedback og afprøve alt det, han har lært.
MED ET PENTAGRAM KAN DU FORBEREDE SAMTALEN
Sanne Sarens præsenterer flere værktøjer, som deltagerne kan bruge til en samtale og et af dem er et pentagram. En femkant hvor du forholder dig til dig selv som afsender, budskab, sprog, modtager og kontekst. Under budskab kan du fx søge på skolen og værdierne og tale ind i det. Hvordan stemmer værdierne overens med mine synspunkter og de ord, som jeg bruger og den måde, jeg arbejder på. Hvis du er god til noget, så vis hvorfor og hvordan. Er du kreativ, så fortæl om hvordan du fx laver matematik i skolegården med bolde eller lign.
Når du løber pentagrammets fem elementer igennem, kan du også forestille dig, hvem du sidder overfor. Ansættelsesudvalget vurderer ud fra mange ting. Kan de lide dig og kan de se sig selv arbejde sammen med dig. Og Sanne Sarens pointe er, at jo bedre du er forberedt, jo bedre kan du klare svære spørgsmål og pressede situationer:
”Voksne er ikke særlige gode til at gøre andre opmærksomme på blindspots. Altså ting som vi ikke selv kan se. Det kan fx være nervøsitet, der lammer og nogle kommer til at oversælge eller undersælge sig selv og så kan det være svært at bevare autenticiteten -
Er du fx introvert, så sig du er nervøs for samtalen, men at det ikke rører dig i et klasseværelse. Paraderne kommer op, når vi bliver usikre for at beskytte os selv, men der skal vi lære at smide maskerne. Og det allerbedste værktøj er forberedelse og få sagt det højt, som du står for.”
Ifølge Sanne Sarens kan du nå rigtig langt med forskellige værktøjer, men der kan også være psykologiske ting, der spiller ind. Det kan være følelsen af, om du nu er god nok, og måske skal du have hjælp fra en psykolog eller en coach, hvis din adfærd bunder i noget dybere. Det kan også være svært at leve op til at være robust, som i dag er et buzzwords i jobopslag, hvis du fx har været sygemeldt med stress. Men her er det ifølge coachen okay at ringe og spørge ind til, hvad de mener med det, for det kan du jo ikke være i alle situationer. På den måde er du forberedt på evt. spørgsmål og kan give svar, de vil høre.
FÆLLESSKABET OG SAMSKABELSE ER GODT
Helene Hennings, 47 år, er også glad for den hjælp kurset giver hende og især for fælleskabet:
”Som ledig går du rundt i din egen lille boble, så det er rigtig rart at tale med andre i samme situation. Det handler om at komme mere ned i kroppen end at være i hovedet. Er du fx alt for rolig og tilpas til en samtale, kan du måske virke arrogant. Vi får boostet hinanden, ser på styrker og udfordringer og giver konstruktiv kritik. Det giver selvværd og tro på, at du kan noget. Du lærer rigtig meget ved at stille dig op foran andre, og hvis det havde været et længere forløb, var vi blevet tryggere ved hinanden og havde nok fået endnu mere ud af det. Men jeg er sikker på, at det her kan forkorte vejen til job for mange.”
Sanne Sarens mener, at det er en god ide at øve videre derhjemme. Forbered en lille præsentation af dig selv og find ud af, hvordan andre opfatter dig via feedback. Prøv også at komme i kontakt med kroppen ved fx at bruge vejrtrækningen til at finde ro og husk at bevare smilet i øjnene. Lærere er gode til at formidle i undervisningen men ikke nødvendigvis til at formidle sig selv og give modtageren det rigtige budskab.
Tag styring med din telefonsamtale
BÅDE KROP OG HOVED BLIVER SAT I SVING, DA EN GRUPPE SEKRETÆRER PÅ TVÆRS AF AFDELINGER ER SAMLET TIL KURSUS I GOD TELEFON-KOMMUNIKATION. SKUESPILLER OG KOMMUNIKATIONSTRÆNER SANNE SAERENS GIVER EN PROFESSIONEL SALTVANDSINDSPRØJTNING, MENS SEKRETÆRER OG SYGEPLEJERSKER SELV BIDRAGER MED KONKRETE ERFARINGER FRA HVERDAGEN. ( HERLEV/GENTOFTE HOSPITAL)
En patient ringer for at aflyse en tid og bliver vred over at skulle vente længe på næste ledige tid. En anden ringer med et specifikt spørgsmål om sin sygdom. En tredje ringer for at få gentaget eller uddybet, hvad lægen sagde til et møde på afdelingen. Indimellem ringer også pårørende, praktiserende læger eller kolleger fra andre afdelinger.
En gruppe sekretærer er samlet til kursus i god telefonkommunikation og deler deres oplevelser med de mange opkald, der kommer via hospitalets call-centre. For nogle sekretærer løber det op i 70-80 opkald om dagen – og det kan kræve sin kvinde at håndtere de mange samtaler, så alle de vidt forskellige personer i den anden ende af røret føler sig godt behandlet.
Vend samtalen fra negativ til positiv
Særligt én bestemt type opkald går igen, når sekretærerne beskriver deres oplevelser:
- Mange patienter er frustrerede og vrede over, at deres tider ligger så langt ude i fremtiden. Og det er som om, folk er blevet mere og mere aggressive, fortæller flere sekretærer, mens der bliver nikket genkendende rundt om bordet. Det har mange af dem oplevet.
- Prøv at få samtalen vendt fra negativ til positiv. Prøv at gå forbi jeres vaner, så det bliver konstruktivt. Professionel kommunikation er bevidst hjælpende. Husk, at det er jer, der styrer samtalen, lyder nogle af de gode råd fra skuespiller og kommunikationstræner Sanne Saerens.
Via oplæg og øvelser giver hun ny inspiration og genopfrisker sekretærernes kommunikationsredskaber. Nøgleordene er tillid og tryghed, at møde patienten, hvor han eller hun er, at udvise professionel empati – og ikke mindst at være selvsikker i sin kommunikation.
- Vær opmærksom på jeres stemme og tonefald – og jeres kropssprog. Selvom I ikke kan se patienten, er jeres kropssprog vigtigt, da det både påvirker stemme, tonefald og jeres måde at tænke på, siger Sanne
Kend samtalens faser
Sekretærerne får også konkrete tips til de forskellige faser i samtalen: I åbningsfasen lægger du grundlaget for en god samtale. I lyttefasen lytter du aktivt og opsummerer, hvad patienten har sagt. I analysefasen udforsker du hovedproblemet og stiller undersøgende spørgsmål. Og i slutfasen kan du fx informere, rådgive eller henvise, hvorefter du afslutter med venlighed.
For mange af sekretærerne er kommunikations-værktøjerne langt fra nye. Flere af dem er meget erfarne og garvede, mens andre er mere grønne inden for telefonkommunikation. Fælles for dem er, at de finder det nyttigt at få repeteret værktøjerne.
- Det er brugbart at få gentaget de redskaber, som vi kender, men godt kan glemme i hverdagen. Det er også rart at dele erfaringer med de andre og høre, at de oplever de samme udfordringer. Du står ikke alene med dine oplevelser, siger flere af sekretærerne ovenpå dagens kursus.
I alt 60 medarbejdere, som betjener afdelingernes call-centre, deltager i kurserne, som er arrangeret af hospitalets Kommunikationsenhed. To kurser løb af stablen i september, mens endnu to finder sted i slutningen af oktober.
Armene i vejret er en af de såkaldte power-poses, som sekretærerne bliver introduceret til. Power-poses bidrager til, at du føler dig selvsikker og i kontrol – også når du skal styre en telefonsamtale med en patient.
Tal ordenligt! - Med empati
Hvad vil det egentlig sige at tale ordentligt, og findes der en konkret beskrivelse og definition herpå ?
Lad os udfolde begrebet “det at tale ordentligt “.
I min verden og på min rejse som underviser i kommunikation og samarbejde i praksis og i arbejdet med personlige samtaler i terapi og coaching, er den uundværlige ingrediens i at kommunikere ordentligt uden tvivl empati. Dernæst en vilje til at at kigge indad og opnå selvindsigt i udviklingen af egen kommunikation krydret med en god portion nysgerrighed på sig selv og andre mennesker.
Det, at tale med et andet menneske med fokus på, at sætte sig i den andens sted og med oprigtig nysgerrighed forsøge at begribe sin egen kommunikation men også den andens kommunikation, er afgørende for hvor ordentligt vi kommunikerer.
Vi dømmer som regel andre mennesker på deres adfærd og ikke på det der måske er deres hensigt at gøre eller sige. Vi glemmer at spørge os selv og den anden, hvad er det mon egentlig personen forsøger at sige? I en situation hvor kommunikationen går skævt, er der ofte følelser i spil. Det er de følelser vi er nødt til at kende både i os selv og se hos den anden samt lære at iagttage med rummelighed og det er den svære handling !
Hermed 5 rettesnore :
Hvordan forholder vi os og hvad skal der til for at kommunikere ordentligt:
1: PRAKTISER EMPATI i DIALOGEN.
Empati kommer af det græske ord EM( ind ) PATHEIA (følelse), det er en medfødt evne vi har i os, evnen til at indleve os i hvordan det mon er at være i den andens situation, og sko, prøve at forstå hvordan det er at være den anden? Det vigtige kan for nogen være ikke, at blive i den andens sko, altså indleve sig så meget i den anden, at den andens følelse overtages; det er sjældent er særligt hjælpsomt i relation til og i kommunikationen med andre mennesker fordi man fratager andre deres egen oplevelse. Så empatien er en balance kunst og en aktiv udøvelse af at ville forsøge at indleve sig i den anden og samtidig blive hos sig selv.
2: UDØV OPRIGTIG NYSGERRIGHED
Når vi forholder os nysgerrigt til os selv og vores relationer kommer vi forbi vores egne vurderinger af os selv og den anden; Det kræver et åbent sind at være nysgerrig, det er svært at være lukket og nysgerrig på samme tid ! Det er en proces hvor vi iagttager egne følelser og egen adfærd. Vi kunne også kalde det en måde at forholde os nærværende til os selv og hinanden, vi sanser hvad der sker i vores følelser, tanker og krop, er nysgerrige på det og lader det være som er, en ting der kræver træning ! START med nysgerrigt at stille spørgsmål for at begribe, det den anden forsøger at sige ?
3: SPROGET HAR MAGT
HOLD DIG TIL JEG- tale dvs. at kommunikere fra din egen “bedste” banehalvdel og undgå at vurdere den du taler med. Ved at bruge “jeg”; jeg oplever, jeg ser, jeg hører, jeg føler, jeg tænker. skaber du nærvær i samtalen og gør din relation fri til at tale frit og opfordrer og indgyder tillid. Undgå at tale i uvedkommende generelle sætninger ” Nu må vi lige prøve at se hvad man kommer frem til på afdelingsmødet ”
4: TRÆN LYTNING med dit “tredie øre”
Det tredie ører er dit “Empati øre ” Det er her din indsigtsfuldhed kan komme på prøve og din kontrol blive testet! At lytte aktivt kræver en lytning bagved sprog, tonefald og kropssprog herunder følelser. Du anvender her dit ” tredie øre”. Dvs. lytter også med din krop, dit hjerte og fornemmelse/intuition, sanser og instinkt. Det kan lyde en smule mystisk og svært, dog er det noget vi gør allerede men nok mere ubevidst. Det er dog muligt at træne din opmærksomhed på at lytte med det “tredie øre”, altså at lytte ind bagved ordene og være bevidst om at gøre det.
5: SELVINDSIGT ER KONGE!
Vi kan ikke se os selv udefra og ofte har vi brug for feedback for at vide noget om hvordan vi rent faktisk virker i dialogen med andre. Den hårde Feedback får vi hvis folk ikke lytter eller bliver fjerne i blikket fordi vi måske taler for meget, hvis vi altså er så vakse og opdager det selv ( selvindsigt) Den gode feedback får vi fra mennesker der er gode til at give feedback på en måde, så vi kan høre og spise det de siger og blive motiverede til at lave forandringer og blive bedre i kommunikationen med andre. Den nænsomme feedback får, vi hos folk som vi oplever vi kan have tillid til. Vi har alle blindspots, det er de sider af os selv som vi ikke altid helt vil være ved at vi har , men som andre godt kan se hos os, de fleste er så venlige ikke at gøre os opmærksomme på dem, men det er netop de sider som nogen gange er befriende at få lært at kende og acceptere. Jeg bliver i min træning og undervisning ofte spurgt om hvordan vi opnår selvindsigt, jeg vil forsøge at inspirere til den proces i næste afsnit og give et konkret eksempel.
Eks: Du er leder og en af dine gode medarbejdere har haft svært ved at levere en ordentlig kommunikation overfor en kunde, han har direkte kaldt ham et fjols og haft en rå retorik i en forhandling, ikke en adfærd du på nogen måde vil bifalde.
Vi kalder din medarbejder Max ! Du har besluttet at konfrontere Max med episoden. Du er målrettet og fast besluttet på at det er nu det skal gøres.
Max møder ind, og du hører hans altid glade stemme ude ved kaffeautomaten.
Du kan fra dit kontor skimte ham i korridoren. Han ser træt ud og lidt sjusket ud i tøjet, du mærker en irritation, du mærker, at dit hjerte banker og en vrede vokse, det bliver ikke bedre da han snakker løs uden ansats til at starte dagen på jobbet eller komme ind på dit kontor hvor sekretæren har bedt ham starte dagen.
Du mærker hvordan du er provokeret, og du når at tænke, at det er noget sjusk og for sløset i forhold de værdier og standarder virksomheden forsøger at levere.
Lederen her i eksemplet, viser både tegn på ophobet irritation som måske kan skabe støj i forhold til den nærtstående dialog.
Pga. Følelser, tanker og kropsfornemmelser vil det være nemt for lederen at reagere ubevidst udfra en ophobet irritation. Medarbejderen vil måske reagere ubevidst med forsvar. En potentiel konflikt kan nemt udløses her.
Bevidst kommunikation opnår du ved at iagttage gerne lidt udefra, alt det der foregår på din egen ”bedste” banehalvdel forhold dig nysgerrigt til dig selv uden vurdering eksempelvis kan du spørge dig selv og iblandet lidt humor, ”interessant nu bliver jeg irriteret, provokeret og vred, faktisk kan jeg mærke, at den har været der et stykke tid den irritation; Nu tænker jeg han ser sjusket ud” Du forsøger at rumme dig selv og Max medarbejder uden vurdering, uden at ville have ret, give skyld eller spille offer.
Du styrer dit indre forbi reaktionen og trækker vejret for at handle med empati.
Herefter forholder du dig oprigtigt nysgerrigt og empatisk til Max. Hvad mon i grunden var hans intention overfor den omtalte kunde, hvorfor var hans retorik så rå og hvad var det der gjorde han fik kaldt ham et fjols.
Så slipper du din vurdering af situationen, visker tavlen ren, således du ikke har støj med ind i samtalen med Max medarbejder og har et godt udgangspunkt samt en klar intention om at kommunikere ordentligt og m nysgerrigt overfor ham. Hvad mon forklaringen er, og hvad er hans egen fortælling til historien om kunden han kaldte et fjols? Stil spørgsmål med oprigtig nysgerrighed, konkret kunne spørgsmålet til Max lyde :
Max ” jeg er nysgerrig og interesseret i at vende situationen med kunden igår og høre hvad din oplevelse af situationen var ? ”
Her starter du med et åbent generelt spørgsmål og sætter rammen for hvad dialogen skal handle om, således fortæller du med dine ord at du er interesseret og nysgerrig på situationen.
Hvilket som oftest vil virke afvæbnende, og skabe tryghed som indgang til resten af en tryg dialog hvor Max får lov at give sin version af historien og svarer måske :
” Ja jeg ved det godt jeg gik over stregen jeg er nød til at ringe og give ham en undskyldning, jeg ved godt at det var helt uden for nummer, undskyld ! ”
Du svarer ” Jeg er glad for at du godt kan se det selv, og ja en undskyldning vil være på sin plads, så jeg vil give dig tid til at ringe ham op, og så vil jeg gerne tale med dig bagefter, jeg vil gerne vide hvorfor dialogen udviklede sig på den måde, og selvfølgelig sikrer mig at det har du da helt styr på en anden gang ?
Hovedingredienserne i at kommunikere ordentligt er i min verden: evnen til at agere i tale, i tanke, og i krop, være nærværende og udøve empati i enhver kommunikation, og med din vilje at træne og evne at justere egen følelser og reaktioner.
Jeg ønsker dig hermed held og lykke med at tale ordentligt med empati, og oprigtig nysgerrighed ! Vær modig nok til at reflektere over egen kommunikation og dermed opnå en høj selvindsigt.
” At man , når det i sandhed skal lykkes en at føre et menneske hen til et bestemt sted, først og fremmest må passe på at finde ham der, hvor han er, og begynde der ” Søren Kierkegaard
Sanne Saerens konsulent og underviser i professionel kommunikation & samarbejde i praksis, kommende psykoterapeut, afholder bla. kurser i samtaleteknik i forskellige former for dialoger den gode & svære, hvordan går vores dialog igennem konflikthåndtering ?, kollega og ledelses feedback, hvordan giver vi den mest brugbare feedback ? Sanne har kunder i både private og offentlige virksomheder.
Kommunikation og terapi i skovens dybe stille ro
Skuespiller, coach, stressbehandler med mere Sanne Saerens har indrettet sig med arbejdsplads og kursuslokale i Annexet i skoven lidt uden for Morud.
Betty Rasmussen bra@fyens.dk
Med udsigt til blomstrende kastanjetræer og en lille skov, der lukker sig om søen for enden af plænen har Sanne Saerens sin arbejdsplads.
Det er her, hun i det nybyggede Annex med store glaspartier, der gavmildt lukker solen ind, tager imod mennesker med stress eller sorg, par, der bøvler med samlivet, topledere, der kommer for at lære at kommunikere bedre med medarbejderne, politifolk, der lærer mindfulness, politikere, der ønsker at blive bedre til at kommunikere med vælgerne, og mange andre, der søger coaching, træning i kommunikation og kropssprog eller terapi.
Og det er her, hun forbereder sig før undervisning og foredrag rundt omkring i landet.
– Målet er, at det kan blive cirka fifty-fifty med forløb her og ude hos kunderne, siger den 45-årige iværksætter, der begyndte som selvstændig erhvervscoach, foredragsholder, underviser og konsulent i 2011 med udgangspunkt i hjemmet lidt uden for Morud, hvor hun også bruger naturen aktivt undervejs i kursusforløb.
Kunderne siger ofte, at her falder de helt til ro.
Et nysgerrigt menneske
Når topledere søger hjælp hos Sanne Saerens, skyldes det for eksempel, at de oplever mange konflikter med medarbejderne og har svært ved at få medarbejderne med i den ønskede retning.
– Det første skridt er at erkende, at der er et problem, for de kommer her jo frivilligt. Og det kan være grænseoverskridende for nogle. Det kan også være svært at erkende, at alting tager tid. Vi lever i en utålmodig verden, men der er ikke noget quickfix, siger Sanne Saerens, der er uddannet skuespiller fra Statens Scenekunst Skole i 2000.
For øjeblikket er hun i gang med at uddanne sig til psykoterapeut.
– Jeg bruger hele tiden det, jeg har lært som skuespiller, siger hun, der ikke vil afvise på et tidspunkt at vende tilbage til scenen.
– Lige nu passer det her fint til familielivet. Og jeg er en iværksætterånd og et nysgerrigt menneske. Jeg elsker at følge den menneskelige udvikling, og de tætte relationer, jeg får her, havde jeg jo ikke på scenen.
– Jeg har altid tænkt, gad vide hvad publikum tænker, når de går herfra. Det ville jeg gerne snakke med dem om.
LINK :
http://www.fyens.dk/
nordfyn/Kommunikation-og-terapi-i-skovens-dybe-stille-ro/
artikel/3157050
JANUARY 28, 2019